IT и страховой учет

Порядок учета

Основанием для осуществления учетной записи является первичный документ. Это значит, что никакая запись не может быть ни добавлена, ни изменена, ни удалена, если это не подтверждено документом. Содержание записи должно точно соответствовать тому, что содержится в первичном документе, который является основанием этой записи. В противном случае это – недостоверная информация.
К окончательному учету должны приниматься только полноценные документы, из чего следует, что любая неполноценность документа должна следствием своим иметь регистрацию дефекта и его последующее исправление. Любой сотрудник и агент страховой компании должен понимать, что страховщик продает не сувениры, а некую «эфемерную субстанцию» –
услугу, связанную с риском, никогда не зная о последствиях продажи этой услуги и имея возможность только предположить и, до определенной степени, рассчитать размер предполагаемых последствий. Выдавая агенту или сотруднику определенные полномочия, страховщик всегда рискует, так как тот имеет возможность продать его ответственность за определенный тарифом процент от предполагаемых расходов страховщика. Поэтому учет и контроль – основополагающие способы, обеспечивающие страховщику его устойчивость и благополучие. Любую учетную запись, связанную с незакрытым (неисправленным) дефектом, следует считать незавершенной. Следует помнить, что наличие неисправленных дефектов, связанных с ошибками и недостатками при заключении договоров, с нарушениями порядка использования бланков, с нарушениями порядка оформления первичных документов и т. д., влечет за собой отрицательные последствия и для формирования страховых резервов, и для финансовой устойчивости компании, и для ее имиджа.
В основе логистики и методологии учета должна быть заложена формула «Как слышишь, как видишь, как написано в документе – так и учитывай». Поэтому следуйте логике и документам и стройте технологию и методологию учета исходя из этого принципа.
Если вы не знаете, как внести тот или иной учетный параметр, (учесть ту или иную страховую операцию), а помочь и подсказать некому, поищите что-то похожее среди записей, внесенных опытными специалистами, и проследите последовательность их действий.
Если сомневаетесь в правильности внесения учетных записей, проверьте, как они отображаются в отчетах, причем не аналогичных, а очень разных.
Специалист по учету не вправе вносить и корректировать записи, расположенные в закрытых учетных периодах и корректировать записи, внесенные другим подразделением.
Специалист по учету несет персональную ответственность за своевременность внесения учетных записей, за их содержание и полное соответствие первичным документам, а также за сохранность первичных документов с момента их получения от подотчетных лиц, осуществляющих страховые операции, и до момента передачи в архив, кроме того, за последствия их искажения или утраты. Принимая учетное решение, специалист по учету должен ориентироваться на соответствие данных, содержащихся в документе, законодательству, соответствующим правилам страхования и внутренним распорядительным документам. Кроме того, ему необходимо также оценить рациональность своих действий и их последствия: в первую очередь то, каким образом произведенное учетное действие повлияет на резервы, на финансовую устойчивость компании и на учетную политику. В случаях предоставления для учета неполноценных документов специалисты по учету должны одновременно с регистрацией документа и внесением по нему учетной записи зарегистрировать дефект и проконтролировать его исправление.
Из сказанного следует в том числе и то, что специалист по учету должен обладать достаточными знаниями и квалификацией для того, чтобы выявить эти нарушения.

Учетные документы

Любая информация, предоставленная для учета, считается учетным документом. Унифицированные формы учетных документов определяются нормативными актами, остальные вводятся страховщиком путем издания приказов или устанавливаются обычаями его делового оборота.
Учетные документы могут предоставляться для учета как на бумажных, так и на электронных носителях. Для корректного внесения учетной записи в учетном документе, как минимум, должны содержаться следующие реквизиты:

• Название документа
• Дата и место составления документа
• № договора, по которому оформлен документ
• ФИО и должность лица, составившего документ
• Подпись с расшифровкой. В электронном документе, в соответствии с требованиями законодательства, предъявляемым к электронной подписи, обязательно наличие открытой и закрытой частей кода подписи.

Учетные документы должны содержать полный набор сведений, необходимых для
внешней отчетности – в соответствии с действующими нормативными документами, и
внутренней отчетности – в соответствии с внутренними распорядительными документами организации.
При сдаче учетного документа в учетное подразделение для обеспечения учета и контроля, с нашей точки зрения, обязательны указание даты и времени предоставления документа, ФИО исполнителей, участвовавших в создании учетных документов, и их принадлежность к подразделению страховщика, наименование учетного подразделения, принявшего документ, и его оригинальная или электронная подпись. При автоматизированном учете удобно указание рабочих индексов подразделений и сотрудников, которые представляют собой уникальные коды записей учета исполнителей или подразделений.
Сведения о произведенной или (и) подлежащей совершению на основании учетного документа операции должны быть обозначены в документе четко и разборчиво, не допуская возможности неоднозначного прочтения и толкования. Нечеткое изображение символов на факсо-, ксеро- и сканкопиях должно быть дополнительно расшифровано.
Если в документе единой суммой отражено несколько страховых операций или операция произведена единой суммой по нескольким договорам или аддендумам, учетный документ должен содержать расшифровку, необходимую и достаточную для правильного отражения в учете всех операций, подлежащих учету на основании документа.
В первичных документах, предоставляемых для совершения финансовых операций, помарки, подчистки и исправления не допускаются.
Внесение любых документально не подтвержденных изменений и дополнений в учетные записи запрещается.
В случаях, когда учетная операция не может быть подтверждена надлежащим входящим или двусторонним первичным документом, учетным документом является распоряжение руководителя или служебная записка исполнителя, согласованная с руководителем.

Учетные периоды

Учетным периодом считается промежуток между двумя датами, в течение которого регистрация данных, содержащихся в учетном документе, не изменяет содержания сформированной ранее отчетности и не противоречит срокам совершения операции, предусмотренным действующими нормативными документами.
Моментом открытия учетного периода для отдельной операции является дата возникновения повода для ее учета. Моментом закрытия учетного периода для операции является момент утверждения отчетности, в составе которой учитывается операция. Для операций, сроки совершения и регистрации которых определены нормативными или внутренними регламентирующими документами, моментом закрытия учетного периода является начало рабочего дня (с учетом автоматизированных процедур, которые производятся системой ночью), следующего за сроком, определенным нормативным или внутренним регламентирующим документом.
Распоряжение о закрытии учетного периода издается по бухгалтерским операциям – главным бухгалтером, по страховым операциям – руководителем учетного подразделения. Фактическое закрытие учетных периодов осуществляется администратором информационной системы программными средствами,  препятствующими добавление, изменение и удаление определенных учетных записей, даты которых противоречат установленному бизнес-правилу. Для эффективной автоматизации закрытия учетных периодов удобно наличие в структуре информационной системы корпоративного справочника – таблицы учетных периодов – и использование ее как для открытия-закрытия периодов, так и для формирования отчетных приложений периодической отчетности. Права на добавление и изменение данных такого справочника предоставляются только аналитику, отвечающему за формирование периодической отчетности. Удаление записей из таблицы запрещается.
Неучтенные операции, учетный период которых закрыт, учитываются корректирующими проводками в периоде, в котором по ним сданы первичные документы, по письменному разрешению главного бухгалтера и (или) руководителя учетного подразделения.

Оборот БСО

Оборот бланков строгой отчетности (БСО) и документов, оформленных на БСО, – одна из основных частей производственного документооборота страховщика. Заключение или переоформление договоров страхования почти всегда, за некоторыми исключениями, связано с использованием БСО. Поэтому четкое регламентирование и контроль оборота БСО – один из наиболее действенных путей не только для наведения порядка в страховых делах, но для и пресечения, и выявления хищений, и злоупотреблений, и для их предотвращения.
К сожалению, в связи со спецификой работы, страховщики вынуждены большинство БСО выдавать агентам под отчет заверенными. В случае если добросовестному страхователю на таком бланке оформлен договор, независимо от того, передали ли страховщику полученную от его имени и по его поручению страховую премию и первичные документы по договору, он по этому договору несет ответственность. Если страховщик не контролирует получение, выдачу и использование БСО или контролирует их недостаточно, или не принимает мер при выявлении нарушений, можно не сомневаться, что хищения и злоупотребления непременно будут. Страховой мир тесен, страховые работники общаются между собой, переходят из одной компании в другую, многие агенты и брокеры распространяют страховые продукты нескольких компаний. Поэтому вести о том, где учет и контроль налажен хорошо, а где он слаб или отсутствует, распространяются быстро. Не трудно догадаться, с каким страховщиком будет стремиться работать недобросовестный агент или брокер. Это касается как агентов – физических лиц, так и агентов – юридических лиц или ПБОЮЛ (ИП), причем двух последних, пожалуй, более чем первого. Ущерб, который способен нанести имиджу и финансовой устойчивости страховщика недобросовестный агент, многократно перекроет собранную им премию, как бы велика она ни была, причем, чем больше договоров заключает недобросовестный агент, тем серьезнее опасность.
Поэтому, если у подотчетного лица выявлены нарушения, а тем более злоупотребления, связанные с использованием БСО, передачей страховщику первичных документов, сдачей или перечислением страховой премии (за редким исключением эти проблемы сопутствуют друг другу), особенно многократные и систематические, советуем не только расстаться с таким агентом или сотрудником, но и сообщить о его деяниях коллегам по цеху. В данном случае другой страховщик является для вас не конкурентом, а коллегой: сегодня вы предупредите его, завтра он вас. Неудачи страховщиков, особенно известных, имеющих раскрученный бренд, как правило, становятся широко известны, что крайне отрицательно влияет на общественное мнение по отношению к страхованию в целом. За последние годы большое количество страховщиков частично или полностью покинули рынок, многие обрели серьезные проблемы, требующие мероприятий по финансовому оздоровлению, некоторые просто исчезли, не исполнив своих обязательств перед страхователями. Поводы и механизмы возникновения затруднительной ситуации у каждого разные, но основные причины одни и те же: управленческие ошибки, неразборчивость в выборе агентов и отсутствие контроля или его недостаточность.

Справочники базы данных

Таблицы нормализованной реляционной базы данных связываются между собой при помощи «подстановок» – ссылочных полей, между которыми имеется связь, как правило, формата «один ко многим». В пользовательских интерфейсах и в отчетах ссылки обычно отображаются в виде более или менее подробного содержания записи таблицы, в которую осуществляется ссылка. На самом же деле ссылочное поле хранит только цифровой индекс ключевого поля таблицы, в которую она ссылается. Большая часть ссылок (подстановок) осуществляется из справочников. При отсутствии необходимой для ссылки записи, в пользовательском справочнике специалист по учету самостоятельно вносит недостающую запись в справочник. Но такого положения ни в коем случае нельзя допускать в отношении корпоративных справочников. При отсутствии необходимой для ссылки записи в корпоративном справочнике, специалист по учету направляет запрос об изменении справочника соответствующему аналитику, который обязан, проанализировав ситуацию, проинструктировать специалиста о том, какую запись справочника можно использовать для данной проводки, либо принять решение о внесении новой записи в справочник. При этом корпоративные справочники подразделяются на несколько уровней, в зависимости от прав, уровень которых необходим для их коррекции. Понятно, что справочник видов страхования управляет огромными информационными массивами и его можно позволить править только на основании условий лицензии и только аналитику, имеющему в компании высокий уровень ответственности и соответствующий статус.

Журналы учета

Формирование любой отчетности производится на основе учетных записей электронных журналов учета. Каждому вновь зарегистрированному договору, акту, событию, обращению и т. д. в учетном журнале присваивается уникальный номер. Повторение уникальных номеров не допускается. Договоры, акты и события регистрируются в журналах в момент присвоения уникального номера. С целью соблюдения хронологии в нумерации записей журналов использование уникальных номеров, полученных в закрытом отчетном месяце, не допускается. Зарегистрированные в журналах проекты, движение документов по которым не зарегистрировано до окончания отчетного месяца, аннулируются при формировании оперативной отчетности за месяц, в котором зарегистрирован проект.  Такие договоры признаются несостоявшимися.
Документы по договорам страхования шифруются кодами и шифрами, утвержденными по видам страхования.
Договоры комплексного страхования, относящиеся к нескольким учетным группам, шифруются сложным шифром и для целей учета разделяются на отдельные договоры. Договорам, относящимся к комплексному договору, присваивается общий уникальный номер и уникальный шифр соглашения (аддендума) соответствующего вида страхования. Рекомендуем соглашения (аддендумы), заключаемые в рамках генерального договора (генерального полиса) и в рамках долгосрочных договоров, условия которых ежегодно изменяются, разделять на отдельные учетные записи по журналу, которым присваивается уникальный номер генерального договора (генерального полиса) и соответствующий конкретному соглашению (аддендуму) шифр в зависимости от учетной политики. При поступлении платежа по договору сотрудник, ответственный за получение и признание платежа, обязан обеспечить контроль соответствия поступления начислению и соответствия срока поступления графику платежей по договору, и в случае обнаружения несоответствий предоставить в учетное подразделение документы, корректирующие несоответствие. В документах, подтверждающих поступление страхового взноса по договорам, предусматривающим рассрочку платежей, необходимо указывать сумму дебиторской задолженности страхователя.
Обращения страхователей, выгодоприобретателей, потерпевших и третьих лиц регистрируются в электронном диспетчерском журнале в момент обращения. Убытки, любым способом заявленные страховщику, регистрируются в электронном журнале учета убытков в тот момент, когда страхователь или его доверенное лицо сообщил страховщику о возникновении убытка. В случае если об убытке заявлено устно, основанием для регистрации заявленного убытка является запись диспетчерского журнала. Рассмотрение убытков производится с учетом срока, установленного правилами страхования для заявления об убытке. В случае если в установленный правилами страхования срок (если он установлен) убыток не подтвержден письменным заявлением страхователя, убыток можно считать незаявленным. Учетные документы, предоставляемые для учета убытков должны содержать полный набор сведений, предусмотренных содержанием журнала убытков. Если размер заявленного убытка не установлен, сумма заявленного убытка сообщается как максимально возможная при данном повреждении величина убытка, не превышающая страховую сумму.
Если в период развития убытка выявлено изменение размера ущерба, сумма заявленного убытка должна быть скорректирована дополнительной учетной записью по начислению заявленного убытка в базе данных страхового учета.
Если после урегулирования убытка по нему выявлен дополнительный ущерб, убыток должен быть вновь заявлен по служебной записке эксперта, ответственного за урегулирование убытка, составленной на основании официального заключения экспертизы, решения страховщика о признании дополнительного ущерба по урегулированному страховому событию, либо на основании решения суда. Регистрация события по дополнительному ущербу производится в том учетном периоде, когда получено сообщение об установлении дополнительного ущерба.
Страховые события, урегулированные на месте аварийными комиссарами или другими организациями, которым страховщик поручил часть свих обязанностей по обслуживанию договоров страхования, регистрируются в журнале убытков на основании записей диспетчерского журнала с суммой заявленного убытка, равной стоимости услуг этой организации, которая в данном случае является расходами по урегулированию убытка.
При возникновении обстоятельств, являющихся основанием для досрочного прекращения договора, сотрудник, ответственный за сопровождение договора, в течение первого рабочего дня, следующего за днем возникновения или выявления такого обстоятельства, обязан обеспечить заключение устраняющего эти обстоятельства дополнительного соглашения либо направить страхователю официальное уведомление о прекращении договора (см. приложение 12.3). Предусмотренное нормативными документами, или правилами страхования, или условиями договора страхования досрочное прекращение договоров с согласия страхователя (в том числе при надлежащем уведомлении страхователя и отсутствии его реакции на это уведомление, что также может считаться его согласием на прекращение договора, если предупреждение об том в уведомлении содержалось) производится исполнителем, ответственным за сопровождение договора.
Для целей учета операции, произведенной по договору страхования, в учетных документах указывается: уникальный номер и шифр соглашения, по которому произведена операция; тип произведенной операции, сумма и валюта операции; дата операции, номера и исполнители документов, явившихся основанием для исполнения операции; лицо, совершившее операцию со стороны контрагента, если оно отличается от контрагента по договору; дополнительные сведения, подлежащие отражению в отчетности.

Документы для учета

Для учета операций поступления наличных страховых платежей предоставляется экземпляр страховщика квитанции формы А-7, оформленный в соответствии с требованиями нормативных документов (Постановление Правительства РФ №171).
Для учета операций взаимозачета платежей предоставляется составленное по установленной организацией форме заявление страхователя о зачете платежа либо акт зачета встречных требований, с подробной расшифровкой сумм расхода и прихода отдельно по каждой операции.
Для учета безналичных операций предоставляются счет и счет-фактура, акт о выполненных работах, накладная и другие, оформленные по форме, установленной действующими нормативными актами или внутренними регламентирующими документами учетные документы, содержащие надлежащие обоснования сумм прихода или расхода. Счет-фактура должен содержать полную расшифровку услуг, за которые назначен платеж, и реквизиты платежного поручения, по которым произведена оплата каждой суммы.
Содержание и оформление документов, предоставляемых для учета, должно полностью соответствовать требованиям нормативных актов и внутренних регламентирующих документов и содержать все сведения, подлежащие отражению в учете и необходимые для формирования страховых резервов и отчетности.