Приведенная ниже информация предназначена для страховщиков, специалистов по учету и аналитике и для всех, кто интересуется вопросами автоматизированного учета и документооборота. Это не учебник и не инструкция, а нечто вроде советов бывалых. Материал изложен не теоретиками, а людьми, которые в течение многих лет находятся в центре производственного учетного процесса различных страховых компаний. Авторы излагают собственное видение проблем и способов их решения, основанных на опыте и проверенных на практике.
Три источника, три составные части…
Акционеры и инвесторы, клиенты и партнеры, надзорные и контролирующие органы всегда предъявляли, предъявляют и будут предъявлять к информации три основных требования, выполнение или невыполнение которых полностью характеризует качество этой информации. Любая информация в любых сочетаниях должна быть полной, своевременной и достоверной.
- Если вы обнаружили у себя сложности с выполнением хотя бы одного из этих трех перечисленных требований – у вас большие проблемы.
- Если имеются сложности с выполнением двух из трех перечисленных требований – у вас очень большие проблемы.
- Если есть основания полагать, что в той или иной мере не выполняются все три требования, у вас очень большие и очень серьезные проблемы.
В любом случае, если имеют место такие проблемы, надо срочно принимать меры, и чем быстрее – тем лучше. Потерянная статистика практически невосполнима, а погрешности в формировании резервов чреваты финансовой дестабилизацией и неисполнением обязательств. Чем дольше вы имеете дело с информационными проблемами и медлите с их решением, тем большую часть своей статистики вы потеряете безвозвратно и тем более зыбкой будет становиться ваша финансовая платформа. И самое неприятное – это то, что вы не сможете правильно оценить ситуацию и своевременно на нее среагировать. Не даром же говорят: предупрежден –
значит вооружен.
Для эффективной работы с клиентом нужно иметь исчерпывающую информацию о нем и его взаимоотношениях со страховщиком. Тот, кто окажется способным обеспечить свой бизнес информацией такого качества, будет на первых строчках рейтингов, остальным же можно только посочувствовать. На самом деле кому и зачем нужна информация, которой нельзя доверять или которая поступает с таким опозданием, что теряет всякую ценность?
Ведение учета без применения современных средств информатизации для страховой организации совершенно неприемлемо, поэтому ниже речь будет идти только о вопросах автоматизированного учета.
Раб из машины
Архитектура и интерфейсы различных информационных систем различаются иногда весьма существенно, диктуя пользователю технологию учета, каждый свою собственную. Но в то же время есть закономерности, уяснив которые можно выработать собственную логистику и методологию учета, применимую к той информационной системе, в которой вам приходится работать. А выработка собственной логистики и методологии – это как раз то, что даст пользователю возможность «договориться» с информационной системой в пределах тех возможностей, которые заложены в ее архитектуре. Главное в нашем деле – всегда добиваться от машины того, чего ты от нее хочешь, потому что именно для этого она создана. А чтобы добиться того, чего хочешь, нужно постараться понять, чего хочется ей, что ей не нравится и почему она выдает ошибку или неверные данные. Никогда и ни в чем нельзя позволять ей брать над собой верх, по той простой причине, что ты – человек, а она – машина. Не последовав этому совету, уступишь ей один раз, сдашься на ее милость второй раз, потом будешь сдаваться всегда. Достаточно вспомнить историю сети «Скайнет» в «Терминаторе».
Строгая терминология
Учет – это сочетание переноса информации с одного носителя на другой, сопоставления информации, содержащейся на первичном и на вторичном носителе, ее анализа, обработки и представления в виде различных наборов результирующих аналитических и статистических данных.
Перенос информации может производиться:
- с одного бумажного носителя на другой (составление конспекта, ручное переписывание текста, машинопись, типографский набор, ксерокопирование);
- с речевого носителя на бумажный (стенографирование, конспектирование);
- с бумажного носителя на речевой (чтение текста);
- с бумажного носителя на электронный (электронная обработка документов, сканирование документов);
- с речевого носителя на электронный (расшифровка речи);
- с электронного носителя на речевой (озвучивание электронного текста);
- с электронного носителя на электронный (перенос информации с одного диска на другой в различных сочетаниях, пакетный импорт и экспорт информации из одной базы данных в другую, пересылка информации через Интернет и т. д.).
При любом переносе информации неизбежны информационные потери, и для снижения информационных потерь и обеспечения достоверности учета необходимо максимально возможное снижение количества переносов информационной единицы в любых сочетаниях, что, собственно говоря, и является основной задачей технологии, методологии и логистики учета.
Технология, методология и логистика учета диктуются бизнес-логикой производственного процесса и определяются учетной политикой организации.
Технология учета – это правила учета, определяющие, какие параметры в какой компоненте информационной системы должны быть учтены. Технология учета устанавливается программными способами при создании информационной системы и изменяется при ее доводке. При определении технологии основополагающим фактором являются нормативные документы, регулирующие производственный процесс предметной области, и внутренний документооборот компании.
При создании информационной системы технология учета закладывается в основу ее построения, а после внедрения системы жестко диктует пользователям правила, установленные архитектурой системы и бизнес-логикой. В автоматизированных рабочих местах технология учета «прошивается» программными способами.
Приспособление информационной системы к изменению производственных условий, в том числе к изменениям требований законодательства или к внутреннему документообороту страховщика, называется ее доводкой или адаптацией.
Нарушение технологических требований системы при осуществлении учета приводит к искажению данных и, как результат, к неправильному их отображению в отчетах. Изменение технологии учета, как правило, требует внесения изменений и в архитектуру базы данных, и в отчетные приложения.
Логистика учета – это последовательность учетных действий, определяющая, в каком порядке должны быть обработаны документы и внесены учетные записи. Диктуется, в основном, архитектурой информационной системы и внутренним документооборотом страховщика. Нарушение логистики, как правило, не влечет за собой учетных ошибок, но существенно влияет на скорость обработки документов. Обычно она описывается в пользовательской справке информационной системы в виде технологических учетных схем. В процессе работы и по мере приобретения опыта работы в системе каждый оператор вырабатывает собственные приемы и привычки.
Пример
В пользовательской справке системы рекомендована следующая логистика учета договора: Страхователь – Договор – Риски – Ограничения покрытия – Начисление страховой премии – Поступление страховой премии.
Если начать цепочку учета, например, с договора, подстановка данных о страхователе окажется невозможной, потому что записи о нем еще нет в соответствующей таблице. Если система позволяет работать в многооконном режиме, оператору придется временно оставить запись о договоре, внести страхователя, после чего вернуться к записи договора. Если многооконный режим не предусмотрен, придется либо сохранить (если бизнес-логика системы это позволяет) частично внесенную запись и вернуться к ней после внесения страхователя, либо закрыть ее без сохранения и после внесения страхователя начать все с начала. Как видите, ничего страшного, кроме потери какой-то части сделанной работы.
Методология – это учение о методах и средствах деятельности, а методологи – люди, которые ищут пути совершенствования методов. Качество метода проверяется практикой, решением реальных задач, то есть поиском принципов достижения цели в комплексе реальных обстоятельств.
Методология учета – это правила организации учета, правила внесения учетных записей, определяющие, какие параметры и сочетания параметров каким образом должны быть учтены. Таким образом, каждый учетный случай является проектом, который необходимо реализовать в определенный промежуток времени, следуя определенным правилам с тем, чтобы достичь конечной цели – правильного отображения записей, которые составляют этот учетный случай в отчетах базы данных. Получается, что методология – это своего рода «уговор» пользователя с отчетом базы данных (БД), и определяется она, в основном, логикой отображения данных в отчетах информационной системы. Другими словами, методология – это совокупность учетных действий, приводящая к желаемому отображению учетных данных в отчетах информационной системы.
Цикл деятельности лиц, участвующих в проекте учетного случая, начинается с фазы проектирования: мы читаем первичные документы, анализируем их содержание и мысленно создаем себе модель учетного случая, представляя себе, в каких отчетах он участвует и каковы наши пожелания относительно того, в каком отчете и каким образом этот учетный случай отобразится. После того как мы это себе представили, можно считать, что план реализации проекта созрел. Это означает, что можно переходить к технологической фазе реализации нашего проекта, то есть непосредственно к внесению учетных записей. Завершив технологическую фазу, мы приступаем к рефлексивной фазе, которая в нашем случае сводится к проверке внесенных записей: вызывая те или иные отчеты базы данных, мы проверяем, насколько успешно реализован проект.
На самом деле в производственном учетном цикле все описанное выше часто занимает времени меньше, чем у вас ушло на то, чтобы внимательно прочитать этот абзац. Опытный сотрудник учета не задумывается о том, какую фазу проекта он сейчас выполняет и какую будет выполнять через секунду, так же, как водитель автомобиля не задумывается от тех действиях, которые он выполняет в процессе управления, поскольку у профессионала имеет место так называемый автоматизм действий. Но если из методологического цикла вырвана хоть одна из его составляющих, достоверность учетных данных будет весьма и весьма сомнительной.
Пример
Приказ Минфина РФ
№ 51-н предписывает, что каждая часть договора комплексного страхования должна отображаться в журнале учета договоров отдельной строкой, из чего следует методология реализации проекта учета договора комплексного страхования:
каждая часть договора должна быть внесена в таблицу договоров как отдельная запись;
премия по договору комплексного страхования (как начисленная, так и полученная) должна быть разделена и каждая из ее частей занесена отдельной записью, связанной с соответствующей записью в таблице договоров.
Все вышесказанное также относится и к застрахованным по договору рискам, и к ограничениям страхового покрытия, и к страховым событиям, и к начислению и оплате убытков и т. д.
В некоторых случаях, наоборот, методология учета подстраивается под логику отчетных приложений для того, чтобы данные отображались в отчетах желаемым образом.
Пример
Некоторая учетная сумма учитывается пользователями со знаком плюс или со знаком минус. Соответственно отчет, согласно описанной в нем логике, воспринимает отрицательный параметр как дебиторскую, а положительный – как кредиторскую задолженность, а записи, в которых значение этого поля равно нулю, игнорирует, так как задолженность отсутствует.
Бывают и порочные методологические приемы, так называемая «подгонка» учетных данных под желаемый результат. Воспрепятствовать этому не поможет никакая бизнес-логика, так как тут имеет место исключительно человеческий фактор.
Продолжение следует
