Никто не сможет

Каждый программист, имеющий дело с проектированием и поддержкой баз данных и систем управления базами данных знает, что составление технического задания и полноценной пользовательской справки – это самая большая и трудоемкая часть работы над информационной системой.  
Строго говоря, полностью раз и навсегда и досконально описать технологию, логистику  и методологию учета вообще невозможно, так как каждый учетный случай, который состоит в добавлении, изменении или удалении объекта учета – это задачка  той или иной степени сложности. Среди них бывают простые и сложные, похожие и непохожие, но не бывает двух абсолютно одинаковых. Решать эти задачки приходится ежедневно ежечасно и ежеминутно. Рецептов на все случаи жизни не может дать никто:

• Во-первых, технологию, логистику и методологию учета не только каждый страховщик, но и его отдельные подразделения в известных рамках (требования нормативных документов, структура страхового портфеля, учетная политика, требования внутренних распорядительных документов, используемая информационная система и сложившиеся обычаи документооборота) устанавливают для себя сами и индивидуально. И, несмотря на большие сходства, различия могут быть очень велики даже в пределах одной страховой организации.
• Во-вторых, логистику и методологию учета каждый специалист по учету в период обучения работе с базой данных перенимает и копирует у того, кто его обучает. Далее, по мере накопления опыта каждый специалист определяет ее для себя сам, исходя из своих привычек, приобретенных навыков и профессиональных «хитростей». Чем опытнее специалист, тем более индивидуальны его рабочий стиль, его собственная методология и логистика учета. То, что человек увидел, услышал, узнал – это единственное, чего у него невозможно ни отобрать, ни украсть. Важно только, чтобы методологические  «хитрости» не снижали достоверность учета.
• В-третьих, технология и методология учета в любой предметной области меняется значительно быстрее, чем что-либо другое. Причин много: течет время, изменяются законодательство, учетная политика организации, производственные условия, появляются новые и меняются старые правила, программы и условия страхования, меняются обычаи документооборота, накапливается опыт. Все это оказывает существенное влияние на содержание учета, а значит и на его методологию, логистику и технологию.

Без бумажки ты – букашка

Никто и никогда не сможет понять вашей мысли, если не знает, какой смысл вы вкладываете в слова, ее выражающие. Это как в законе или договоре – пропущен раздел «основные термины» и нормативный акт становится бесполезной бумажкой. Поэтому мы снова возвращаемся к терминологии.
Предмет страхового учета – страховые операции, осуществляемые страховщиком и связанные с ними документы и субъекты учета. С точки зрения настоящего изложения страховой операцией считается подлежащее учету действие страховщика, связанное с заключением договоров страхования, исполнением обязательств по ним, которое отраженно в учетных документах.
Задача страхового учета – полный, достоверный и своевременный учет страховых операций и страховых документов, их сохранение, анализ и предоставление страховщику на основе сохраненных и обработанных данных аналитической и статистической отчетности, выработка прогнозов и рекомендаций, формирование учетных регистров и страховых резервов.
Объекты страхового учета – учетные записи, внесенные на основании учетных страховых документов. Учетным документом считается любой документ, принятый к учету для совершения учетной записи.
Субъекты страхового учета – страховщик, его обособленные подразделения, лица, играющие различные роли в его производственном процессе, а так же объекты страхования и объекты страхового интереса.

«Процесс – это жизнь…»

Страховой учет – одна из сложнейших, если не самая сложная из предметных областей учета. Успешный бизнес немыслим без использования информации высокого качества. А оптимально организованный учет – одна из основных составляющих успешности любого бизнеса. Для страхового бизнеса она является основополагающей, так как, не имея качественной статистики, невозможно ни обеспечить управление рисками, ни сбалансировать страховой портфель, ни сформировать прогнозы и тарифы, ни обеспечить финансовую устойчивость.
Важность наличия информации высокого качества и умелого ее использования для успешного ведения бизнеса понятна всем. Другой вопрос, как добиться того, чтобы ее иметь, сохранить и правильно использовать.
Достижение высокого качества информации немыслимо без правильной организации учета с использованием современных учетных технологий.
Организация учета состоит в организации работы подразделений, осуществляющих страховой учет и их взаимодействия с другими подразделениями компании. Для того, чтобы правильно и рационально организовать учет и документооборот, необходимо:

• внедрить учетный инструмент – информационную систему, отвечающую всем известным и перспективным потребностям компании и требованиям действующего законодательства;
• иметь в структуре организации одно или несколько подразделений, обеспечивающих ведение учета;
• четко регламентировать внутренними распорядительными документами работу учетных подразделений их взаимодействия между собой и с другими подразделениями, порядок учета и документооборота.

В организации любого бизнес-процесса необходимо в первую очередь оценить экономическую и деловую эффективность. Но в случае организации процессов, связанных с информацией экономическая эффективность – это не совсем то, что отражает реальный эффект от приложенных усилий и ресурсов. Организация, которая использует неэффективные информационные продукты, или имеет хороший информационный продукт, но использует его возможности на 5-10%, напоминает гребца, плывущего против течения по бурной реке.

«Дан приказ ему…»

Множество вопросов приходится решать в условиях меняющегося законодательства и производственной ситуации. При этом имеется серьезная опасность достигнуть момента, когда не только рядовые сотрудники, но и руководители подразделений, и руководство фирмы перестанут понимать, какой приказ в какой ситуации надо применять и исполнять, и, в лучшем случае, действуют каждый по своему усмотрению. В этом случае необходимо в максимально краткие сроки навести порядок в базе  внутренних регламентирующих документов, которая является основой благополучия документооборота и учета.
Наш рецепт таков: нужно издать серию приказов, затрагивающих общие вопросы регулирования производственной деятельности, учета и документооборота (так называемых основные производственные приказы).


Для того чтобы избежать появления различных версий и толкований, в заключительных положениях каждого из производственных приказов необходимо предусмотреть следующее:

• Изменения и дополнения в приказ вносятся при изменении действующего законодательства или производственной ситуации путем издания его в новой редакции, отменяющей действие предыдущей редакции.
• Отдельные производственные вопросы, регулируемые настоящим приказом и требующие дополнительного раскрытия, решаются путем издания распоряжений, являющихся приложениями к приказу и его неотъемлемой частью.

Тексты приказов и распоряжений не должны допускать двойного толкования содержащихся в них требований и, как правило, не должны требовать дополнительных разъяснений. В тех исключительных случаях, когда это происходит, такие разъяснения должны быть даны в приложении к приказу или распоряжению. Приказы и распоряжения должны точно и конкретно определять должностных лиц, ответственных за выполнение каждого их изложенных в них требований и описывать делегированные или предписанные должностному лицу обязанности и полномочия. В тексте производственного приказа или распоряжения не рекомендуется указывать фамилии должностных лиц, так как сотрудник может быть переведен, замещен, уволен и, формально, требование приказа или распоряжения не будет распространяться на его преемника, что в свою очередь, потребует внесение изменений в распорядительный документ. Поэтому персоналии являются прерогативой кадровых распорядительных документов.
Однако для успеха вашего бизнеса недостаточно только издать приказы. Необходимо требовать и контролировать их выполнение, и принимать меры при выявлении нарушений. Если в связи с изменением каких-то условий, или по иной причине какое-то положение приказа или распоряжение становится невыполнимым, или выполнять его нецелесообразно, необходимо в кратчайшие сроки после того, как это выяснилось внести изменения, но ни в коем случае не допускать нарушений требований внутренних регламентирующих документов, особенно систематических. В противном случае как бы ни хорош был приказ, он, к сожалению, останется только листами бумаги. При этом пострадают и интересы дела, и престиж руководителя.