IT и страховой учет

Для организации учета и получения аналитической и статистической отчетности необходимы квалифицированные специалисты:

• программисты;
• аналитики;
• инспекторы по первичным документам и операторы учета;
• инспекторы и операторы документооборота;
• архивариусы (инспекторы архива).

Каждый из этих специалистов несет свою профессиональную нагрузку, но с учетом производственных условий и специфики работы организации функции этих специалистов могут объединяться или дробиться на более узкие специализации.

Инспектор

Функции инспекторов состоят в приеме бланков и первичных документов, их анализе, передаче на хранение и архивации. То есть инспектор обязан проверить комплектность полученных первичных документов и выявить любые ошибки, допущенные при заключении договора и оформлении первичных документов. Таким образом, должность инспектора весьма ответственна. Функция оператора состоит в электронной обработке поступивших документов, то есть только в переносе информации с бумажного носителя в записи информационной системы. Таким образом, с сотрудника на должности оператором ПК можно спросить только за точность переноса информации и ничего более. В то же время наибольшее число ошибок выявляется именно при электронной обработке первичных документов. Исходя из этого, наиболее рациональным является объединение функций инспектора определенной специализации и оператора ЭВМ в лице одного специалиста, в обязанности которого входят все эти функции:

• инспектор документооборо-та – розничный оборот и учет бланков, прием документов от подотчетных лиц, проверка правильности оформления сопроводительных и комплектности первичных документов, регистрация поступления документов, передача поступивших и зарегистрированных документов инспекторам учета;
• инспектор учета – анализ первичных документов, выявление дефектов, электронная обработка первичных документов и передача их на хранение;
• инспектор архива – получение от сотрудников первичных документов на хранение, получение новых партий бланков, оптовый учет бланков, выдача бланков в розничный оборот, выдача документов из архива в соответствии с правилами документооборота, регистрация архивации, выдачи и возврата документов.

Аналитик

Функции аналитика состоят в проверке корректности учетных данных, формировании аналитических и статистических отчетов и предоставлении их руководству и специалистам компании, надзорным и контролирующим органам, разработке алгоритмов формирования отчетных приложений информационной системы и постановке задач программистам.

Программист

Функции программистов части обслуживания системы состоят в поддержке пользователей, предоставлении и распределении доступа к ресурсам и программной поддержке системы, осуществлении пакетных информационных операций и программном анализе данных.
В зависимости от оборотов компании и специфики документооборота функции всех перечисленных специалистов могут и должны быть сокращены или расширены, разделены или консолидированы в различных сочетаниях.
Наличие программистов, обслуживающих информационную систему, в штате организации не является совершенно обязательным. Эти функции могут осуществляться по договору со специализированной фирмой или по гражданско-правовому договору со специалистом. В настоящее время многие компании организуют этот процесс на основе, так называемых, IT-хостинга и IT-аутсорсинга: заключается договор на обслуживание информационной системы и компьютерного парка в том или ином объеме с IT-фирмой, имеющей хорошие техническое оснащение и кадровые ресурсы. Фирма либо обслуживает систему на сервере заказчика, либо размещает систему на своем сервере, обеспечивает ее администрирование, предоставление доступов пользователям заказчика в определенном заказчиком режиме, техническую и программную поддержку, гарантирует и обеспечивает полную информационную безопасность и конфиденциальность информации или обеспечивает оказание этих услуг в различных сочетаниях в соответствии с потребностями заказчика. С учетом того, что техническое, программное и кадровое обеспечение информационной системы – удовольствие не из дешевых, такое решение вопроса наиболее рационально, так как такое обеспечение значительно более квалифицированно и эффективно, а стоимость его на порядки ниже стоимости такого же обслуживания собственными силами организации.

IT-сложность

В отношении IT-специалистов особенно сложны кадровые вопросы. Оговоримся сразу, что IT-специалистом мы будем считать представителей всех специальностей, обеспечивающих автоматизацию учета: это и программисты предметной области, и системные администраторы, и специалисты по информационной аналитике, и инспекторы различных специализаций.
Как правило, руководитель страховой компании желает найти хорошего IT-специалиста за смешные деньги, так как, в отличие от руководителя IT-фирмы, для него учет и автоматизация – часть накладных расходов. В этом месте его подстерегают серьезные опасности и разочарования. Квалифицированный IT-специалист реально стоит столько же, сколько топ-менеджер, а то и больше, и за смешные деньги работать не будет. Ни 10, ни 20 таких специалистов без надлежащей квалификации никогда, и ни при каких обстоятельствах не заменят одного хорошего. Квалифицированные IT-профессионалы на свободном рынке труда, а, тем более, среди безработных встречаются так же редко, как золотые самородки: спрос превышает предложение более чем на 10%, и все прогнозы говорят только об увеличении дефицита. Работу ищут либо студенты и начинающие, либо имеющие проблемы, (например, вредные привычки). Это значит,  вам придется «перекупить» специалиста втридорога, либо выбрать лучшее из худшего.
Предположим, вам повезло, и вы нашли хороших специалистов. Вам придется столкнуться с проблемами выстраивания отношений с ними. Иногда важнее не то, каковы IT-специалисты, а как компания сумеет выстроить с ними отношения.  Глубоко заблуждаются руководители, которые уверены, что с IT-специалистом удастся построить отношения на общеизвестном принципе «я – начальник, ты – дурак, я прикажу – ты сделаешь». IT-специалисты – личности, как правило, сложные. Первая проблема, которая возникнет – попробуйте понять, что приказать, а нечетко сформулировав свои требования вы никогда не получите желаемого результата.

Работодатель хочет от IT-специалиста разработки различных информационных политик: политики безопасности, политики использования информационных ресурсов, и т.д…, но, к сожалению, у большинства IT-специалистов есть общая беда: неумение разрабатывать эти политики и доступно излагать их ни устно, ни на бумаге.
Любой руководитель привык, что хорошая работа его подчиненных должна быть ему видна. Но с IT-инфраструктурой все совершенно иначе. Ее деятельность, как хорошую домохозяйку, не замечаешь, пока все в порядке: свежая рубашка, горячий обед, порядок в доме, ухоженные дети – все это само собой, всегда было, есть и будет, иначе и быть не может. Так же и стабильно функционирующая IT-инфраструктура: ее никто не замечает, если нет проблем и никто не задумывается о том, какой колоссальный за этим стоит труд. Замечают ее существование только тогда, когда возникают проблемы: жена-домохозяйка-домоуправительница уехала в отпуск: в системе возник сбой. И все летит кувырком. Подавляющее большинство IT-специалистов в силу специфических для этой категории людей качеств характера, высокой квалификации и понимания того, что знают и умеют то, что неведомо и недоступно не только рядовым сотрудникам, но и руководству компании, имеют очень высокую самооценку. Они психологически не готовы к такой нудной, рутинной, незаметной и не сопровождаемой ни отношением, какого они заслуживают, ни признанием их заслуг. В результате, как правило, они окружают себя ореолом загадочности и неприступности и  вступают в борьбу за власть, которая заканчивается либо победой IT-специалиста, либо возвращением к кадровой проблеме и все повторяется сначала. В любом случае при общении вас не будет оставлять ощущение, что вы говорите с ними на разных языках.

Предположим, вы наняли на смешную зарплату молодого неопытного специалиста, но он полон сил, энтузиазма, полон жажды учиться и желания работать, много читает, все впитывает, как губка, и готов свернуть горы. Вроде бы все здорово. В этом случае вас ожидает еще одна опасность. Можете быть уверены: он достаточно быстро научится и станет полезным и приобретет все качества необходимого вам специалиста. Но не стоит забывать о том, что ваши затраты на этого специалиста состоят не только в его зарплате. Процесс обучения, использование техники, офисные расходы, и так далее – это тоже значительные расходы, а отдача от этого специалиста в период обучения невелика. В то же время, по мере накопления знаний и опыта повышается и самооценка специалиста. Он общается с коллегами, заглядывает в зарплатный калькулятор в интернете, оценивает свои возможности и начинает понимать, что стоит намного больше. В то же время, страховой учет – одна из сложнейших, если не самая сложная из предметных областей. И ваш специалист, понабравшись за ваш счет знаний и опыта, с проблемами любой другой предметной области справится легко, хотя бы потому, что логика учета, в общих чертах, везде одинакова, но в других предметных областях она проще. Да и страховщиков, испытывающих дефицит IT-специалистов хватает. Даже если вы через некоторое время увеличите его жалование, это не удовлетворит его амбиций, потому что работодатели по разным причинам редко идут на резкое повышение зарплаты. А как уже было сказано – на рынке труда IT-специалист спрос значительно превышает предложение. В результате вы становитесь кузницей кадров для своих конкурентов. Вопрос даже не состоит в том, перекупят вашего специалиста, или нет. Вопрос в том, сколько ваших специалистов перекупят, как скоро, за какие деньги, и чего вам будет стоить его замена. Большинство работодателей скажут на это – незаменимых нет. Да, незаменимых, конечно нет. Конечно, есть специалисты, ухода которых и не заметят, но есть и такие, уход которых будет аукаться долго, если не всегда и будет стоить очень дорого и в материальном, и в моральном, и в практическом отношении. Специалистов, которых нельзя перекупить, практически нет. У каждого существует порог перекупаемости, и этот порог далеко не всегда чисто меркантильный. Кроме материального аспекта большую роль играют производственный микроклимат, менталитет коллектива, отношение руководства к специалисту, его взаимоотношения с ближайшими коллегами и в коллективе в целом, комфортные условия труда, привычки, стабильность его положения и многое другое. Если специалист чувствует себя в вашей фирме достаточно комфортно, не факт, что его смогут перекупить и за двойную зарплату.  Если ваших специалистов перекупают за тройную и более зарплату и солидный соцпакет, тут уж ничего не поделаешь: рыба ищет, где глубже. Но если у вас перекупают специалистов за 10-20% повышение зарплаты, стоит крепко задуматься над своей кадровой политикой.

Семь к одному

Численность и состав сотрудников подразделений, обеспечивающих учетный цикл, может значительно различаться в зависимости от схемы и порядка организации учета. Она, в основном, определяется количеством договоров, составляющих портфель страховщика, структурой портфеля и технологией учета, диктуемых архитектурой информационной системы, используемой страховщиком. Значительные коррективы в численность специалистов, необходимых для осуществления учета и формирования статистики и аналитики вносят сложившиеся в организации обычаи документооборота и технологии, диктуемые архитектурой используемых для учета программных средств. Большое значение в обеспечении эффективности работы учетных подразделений имеет его структура и схема  управления.
В фильме «Москва слезам не верит» Катерина говорит своей подруге, что когда научишься организовывать троих, дальше количество не имеет значения. С этим можно согласиться, с оговоркой, что если правильно организовать управление. Как известно, одной из самых эффективных армий в мировой истории была армия Наполеона Бонапарта. Один из основных секретов эффективности этой армии состоял в ее абсолютной управляемости. А управление строилось по иерархической схеме «5» и принципе «вассал моего вассала не мой вассал». Это означает, что у каждого военачальника, независимо от его ранга в подчинении было пятеро, и никто не имел права приказывать подчиненному ни своего, ни нижестоящего подчиненного. Чем выше сидит начальник, тем меньшее он имеет представление о конкретной сиюминутной производственной ситуации, да и не должен он о ней знать: у него есть более глобальные и важные проблемы. Его должны интересовать конкретный результат, глобальные решения и перспективы. Вмешавшись в эту ситуацию, которой должны управлять конкретные специалисты, большой начальник в лучшем случае никак не повлияет на ситуацию, а, скорее всего, навредит. И если для какого-то другого производственного процесса это может вызвать некоторые негативные последствия, то для учета и документооборота это может вызвать фатальные последствия. Со времен Наполеона многое изменилось, появились мощные коммуникационные средства, в связи с чем предел управляемости несколько увеличился. Но и в наше время оптимальное число управляемых единиц равно 7, а максимальное – 10. Ведь не случайно наше государство разделено на 7 федеральных округов. Поэтому для обеспечения эффективного управления структуру учетных подразделений, равно как и любую другую производственную структуру, в том числе структуру региональных сетей целесообразно строить исходя из иерархической подчиненности не более 10 единиц на любой ступени карьерной лестницы, четко определяя полномочия, обязанности и ответственность каждого сотрудника.
При рационально организованном учете, исходя из того, что  сотрудник, участвующий в учетном цикле, имеет в течение рабочей смены имеет 300 минут активной работы с записями базы данных (с учетом технологических перерывов, времени, необходимого для подготовки рабочего места, работы с документами и на другие работы, не связанные непосредственно с работой над записями базы данных). Средняя продолжительность работы с записью, обеспечивающая ее корректность, составляет 10 минут. 1 договор страхования в течение своего жизненного цикла в среднем влечет за собой 10 учетных записей. Некоторые намного больше, какие-то немного меньше (минимум, который обеспечивает для страховщика полноту информации, составляет 5 записей). Исходя из приведенных цифр, максимальная нагрузка на 1 сотрудника, задействованного в учетном цикле, обеспечивающая полноту и достоверность информации страховщика, составляет 700 договоров в месяц. При этом на 7 записей страхового учета приходится 1 запись бухгалтерского учета по договорам страхования. Исходя из этого, и следует формировать штаты подразделений, обеспечивающих учетный цикл, конечно, не забывая о том, что бухгалтерский учет кроме операций по договорам страхования учитывает еще множество операций, которые не являются предметом нашего сегодняшнего рассмотрения.