Правила документального оформления нормируемых расходов

Расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу, должны быть в первую очередь экономически обоснованными (произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода) и документально подтвержденными, т.е. оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Помимо документов, подтверждающих факт произведенных расходов, организация должна составлять и соответствующие внутренние организационно-распорядительные документы. Например:

Для представительских расходов – это приказ руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели; смета представительских расходов; отчет о представительских расходах по проведенному мероприятию и полученных результатах. Форму такого отчета организация разрабатывает самостоятельно. Если данные мероприятия проводятся довольно часто в течение одного года, целесообразно разработать положение о представительских расходах.

Для командировочных расходов – это приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение, внутренний нормативный акт о более высоком размере суточных для своих работников и возможно, но не обязательно, положение о командировочных расходах.

Для документального подтверждения компенсации работникам, использующим личный транспорт, организация должна оформить с этими работниками соглашения о таких выплатах и составить приказ с зафиксированными размерами компенсационных выплат и фамилии сотрудников, имеющих право на получение этих выплат, а так же получить копию свидетельства о регистрации транспортного средства от каждого сотрудника.

Первичным документом, подтверждающим использование горюче-смазочных материалов, является путевой лист. Здесь содержится вся необходимая информация о работе автотранспорта, включая расход ГСМ.

Что касается амортизационной премии, данная информация должна содержаться в приказе об учетной политике, а также указана ставка применения для целей налогообложения по налогу на прибыль – не более 10% от суммы капитальных вложений.

Подтверждающими документами расходов на оплату услуг сотовой связи являются:

утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, имеющих право на использование сотовой связи;

договор организации с оператором связи на оказание услуг;

детализированные счета оператора связи.

Для принятия расходов на НИОКР необходимо собрать техническую документацию, проекты, бизнес-планы, договор с научной организацией.

Для отнесения взносов по добровольному страхованию к расходам на оплату труда необходимо указать на данное страхование в трудовом договоре. Получить у страховой организации копию лицензии на ведение соответствующего вида деятельности (пункт 16 статьи 255 НК РФ), заключить договор либо долгосрочного страхования жизни, либо медицинского страхования, либо страхования на случай смерти или утраты трудоспособности в связи с исполнением трудовых обязанностей.

Что касается расходов по гарантийному ремонту, каждая организация прописывает условия в договорах с покупателем, где указывают срок, в течение которого фирма обязана бесплатно произвести ремонт товара. Хотя, согласно п. 1 ст. 470 ГК РФ, потребитель может рассчитывать на возмещение ущерба даже и при отсутствии такого документа.

При создании резерва по сомнительным долгам обязательна инвентаризация дебиторской задолженности. Определить просроченный долг помогут договора со сроками возникновения по каждому дебитору, а так же первичные документы по отгрузке и акты сверок взаиморасчетов.

Таблица №1

Расчет суммы резерва по сомнительным долгам.

№ строки

Наименование показателя

Значение показателей

1 квартал

полугодие

9 месяцев

год

1

Сумма дебиторской задолженности по результатам инвентаризации на конец отчетного периода

0

0

0

0

2

10 % от выручки отчетного (налогового) периода (нарастающим итогом)

0

0

0

0

3

Максимальная сумма резерва

Наименьшее значение  из строк 1 и 2

Наименьшее значение  из строк 1 и 2

Наименьшее значение  из строк 1 и 2

Наименьшее значение  из строк 1 и 2

4

Остаток суммы резерва на начало отчетного периода

Строка № 10 расчета за предыдущий отчетный период

Строка № 10 расчета за предыдущий отчетный период

Строка № 10 расчета за предыдущий отчетный период

Строка № 10 расчета за предыдущий отчетный период

5